Effektiv kommunikation
Effektiv kommunikation betyder att budskapet når fram. Klarspråk är nyckeln.
Klarspråksprinciper
1. Skriv för läsaren
- Vem är mottagaren?
- Vad behöver de veta?
- Vilken förkunskap har de?
2. Var tydlig med syftet
Berätta tidigt varför du skriver:
Jag skriver för att be om ledighet under vecka 25.
3. Sätt det viktigaste först
Nyhetsmodellen: huvudbudskapet först, detaljer sedan.
4. Använd enkla ord
Undvik onödig krångelsvenska:
| Krångligt | Enkelt |
|---|---|
| tillhandahålla | ge |
| underlåta | inte göra |
| föranstalta | ordna |
| emotse | vänta |
| vederbörande | personen |
| äga rum | ske, hända |
Korta meningar
Problemet med långa meningar
❌ Lång och svårläst:
Beslutet, som fattades av styrelsen vid det senaste mötet, innebär att vi, med anledning av de ekonomiska svårigheter som uppstått under det senaste kvartalet, kommer att behöva se över våra kostnader och eventuellt överväga uppsägningar.
✓ Delad i kortare meningar:
Styrelsen fattade ett beslut vid senaste mötet. På grund av ekonomiska svårigheter behöver vi se över våra kostnader. Uppsägningar kan bli aktuella.
Ideal meningslängd
- Sikta på 15-20 ord i genomsnitt
- Variera längden för rytm
- En idé per mening
Aktiv form
Passiv (undvik när möjligt)
Beslutet har fattats av styrelsen. Ansökan ska skickas in senast fredag.
Aktiv (föredra)
Styrelsen har fattat beslutet. Skicka in ansökan senast fredag.
När passiv passar
- När handlaren är okänd: “Bilen stals igår.”
- När handlingen är viktigare: “Lagen antogs 1974.”
Undvik utfyllnadsord
| Med utfyllnad | Utan |
|---|---|
| Det bör understrykas att | (stryk) |
| Man kan konstatera att | (stryk) |
| Det är viktigt att notera att | (stryk) |
| Av denna anledning | Därför |
| Vid denna tidpunkt | Nu |
| I syfte att | För att |
Konkret före abstrakt
Abstrakt (vagt)
Vi behöver genomföra kvalitetshöjande åtgärder.
Konkret (tydligt)
Vi behöver utbilda personalen i kundservice.
Mottagaranpassning
Till expert
Implementera OAuth 2.0 med PKCE-flöde för ökad säkerhet i mobila klienter.
Till icke-expert
Vi inför en säkrare inloggningsmetod för appen, liknande den som banker använder.
Checklista för tydlig text
✅ Syftet framgår tidigt ✅ Det viktigaste kommer först ✅ Meningarna är lagom långa ✅ Jag använder aktiv form ✅ Inga onödiga facktermer ✅ Texten är anpassad till läsaren ✅ Jag har läst igenom texten högt
Vanliga misstag
1. För formellt
❌ Undertecknad anhåller härmed om… ✓ Jag ansöker om…
2. Dubbla negationer
❌ Det är inte omöjligt att… ✓ Det är möjligt att… / Det kanske…
3. Nominaliseringar (substantivsjuka)
❌ Genomförandet av implementeringen… ✓ När vi implementerar…
4. Onödiga förstärkningar
❌ Helt unik, väldigt unik ✓ Unik (något är unikt eller inte)
Klarspråk är inte bara god stil – det är ett mål för svenska myndigheter sedan 1990-talet. Principen är enkel: skriv så att läsaren förstår första gången. Aktiv form, korta meningar och vanliga ord är dina viktigaste verktyg.