Professionelle Telefongespräche (Professional Phone Calls)

Telefongespräche erfordern klare, professionelle Kommunikation. Ohne visuelle Hinweise sind deine Worte und dein Ton umso wichtiger.

Das Telefon abnehmen (Answering the Phone)

Firmenempfang

• Good morning, [Company Name]. How may I help you? (Guten Morgen, [Firmenname]. Wie kann ich Ihnen helfen?)
• Thank you for calling [Company]. This is [Name] speaking.
• [Company Name], [Name] speaking. How can I assist you?

Direktwahl

• Hello, [Name] speaking. (Hallo, [Name] am Apparat.)
• [Name] here. How can I help?
• Good afternoon, this is [Name].

Anrufen (Making a Call)

Sich vorstellen

• Hello, this is [Name] from [Company]. (Hallo, hier ist [Name] von [Firma].)
• Good morning. My name is [Name] calling from [Company].
• Hi, this is [Name]. I’m calling about… (Hallo, hier ist [Name]. Ich rufe an wegen…)

Den Zweck nennen

• I’m calling about… (Ich rufe an wegen…)
• The reason I’m calling is… (Der Grund meines Anrufs ist…)
• I’m calling to inquire about… (Ich rufe an, um mich zu erkundigen über…)
• I’d like to speak with [Name] regarding…
• I’m following up on… (Ich rufe an bezüglich…)

Nach jemandem fragen

• Could I speak to [Name], please? (Könnte ich bitte mit [Name] sprechen?)
• Is [Name] available? (Ist [Name] erreichbar?)
• Could you put me through to [Name]? (Könnten Sie mich zu [Name] durchstellen?)
• I’d like to speak with someone in [Department].

Häufige Situationen handhaben

Wenn die Person nicht erreichbar ist

Was du hören könntest:

• I’m afraid [Name] is in a meeting. ([Name] ist leider in einem Meeting.)
• [Name] is not at their desk right now.
• They’re currently unavailable.
• [Name] is on another line. ([Name] ist auf der anderen Leitung.)

Wie du reagierst:

• Could you ask them to call me back? (Könnten Sie ihn/sie bitten, mich zurückzurufen?)
• When would be a good time to call again?
• May I leave a message? (Kann ich eine Nachricht hinterlassen?)
• I’ll try again later. Thank you.

In der Warteschleife

Was du hören könntest:

• Could you hold for a moment? (Könnten Sie einen Moment warten?)
• Please hold while I transfer you. (Bitte warten Sie, ich verbinde Sie.)
• Bear with me while I check.
• Would you mind holding?

Wie du reagierst:

• Of course. (Natürlich.)
• Sure, no problem.
• Yes, thank you.

Nachrichten entgegennehmen (Taking Messages)

Anbieten, eine Nachricht aufzunehmen

• Would you like to leave a message? (Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen?)
• Can I take a message for them?
• Shall I ask them to call you back? (Soll ich ihn/sie bitten, Sie zurückzurufen?)

Informationen erfragen

• Could I have your name, please? (Darf ich Ihren Namen haben, bitte?)
• And your company name? (Und Ihr Firmenname?)
• What’s the best number to reach you?
• Is there a message you’d like me to pass on?
• What is this regarding? (Worum geht es?)

Details bestätigen

• Let me read that back to you. (Lassen Sie mich das zurücklesen.)
• So that’s [number]. Is that correct?
• I’ll make sure they get the message. (Ich werde sicherstellen, dass er/sie die Nachricht erhält.)
• I’ll ask them to call you as soon as possible.

Nachrichten hinterlassen (Leaving Messages)

Auf Mailbox

• Hello, this is [Name] from [Company].
• I’m calling about [topic].
• My number is [number]. That’s [number repeated slowly]. (Meine Nummer ist… Ich wiederhole…)
• Please call me back at your convenience. (Bitte rufen Sie mich zurück, wenn es Ihnen passt.)
• Thank you. Goodbye.

Bei einem Kollegen

• Could you tell [Name] that [Name] called?
• Please let them know I called about [topic].
• Ask them to call me back when they’re free.
• It’s regarding [brief topic]. (Es geht um [kurzes Thema].)

Verbindungsprobleme (Connection Problems)

Wenn du nicht hören kannst

• I’m sorry, could you speak up a bit? (Entschuldigung, könnten Sie etwas lauter sprechen?)
• I’m having trouble hearing you. (Ich habe Schwierigkeiten, Sie zu hören.)
• Could you repeat that, please?
• The line is a bit bad. Could you say that again?
• I didn’t catch that. Could you repeat it? (Das habe ich nicht verstanden. Könnten Sie das wiederholen?)

Technische Probleme

• I think we have a bad connection. (Ich glaube, wir haben eine schlechte Verbindung.)
• You’re breaking up. (Sie sind abgehackt.)
• I lost you for a moment. What did you say?
• Let me call you back on a better line.

Das Gespräch beenden (Ending the Call)

Nächste Schritte bestätigen

• So, to confirm, I’ll send you the report by Friday. (Also, zur Bestätigung, ich schicke Ihnen den Bericht bis Freitag.)
• I’ll email you the details right after this call.
• We’ve agreed that you’ll…
• Let me just confirm what we’ve discussed.

Professionelle Verabschiedungen

• Thank you for your time. (Danke für Ihre Zeit.)
• It was nice speaking with you. (Es war schön, mit Ihnen zu sprechen.)
• I look forward to hearing from you.
• Have a great day.
• Thank you for calling. Goodbye.

Telefon-Etikette

Dos

• Identifiziere dich klar
• Sprich in moderatem Tempo
• Mache Notizen während des Gesprächs
• Fasse Schlüsselpunkte vor dem Beenden zusammen
• Rufe zeitnah zurück

Don’ts

• Schalte nicht auf Lautsprecher ohne zu fragen
• Esse oder trinke nicht laut hörbar
• Vermeide Hintergrundgeräusche wenn möglich
• Unterbreche nicht, während der andere spricht
• Vergiss nicht, Versprechen nachzukommen

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