Formelle E-Mails schreiben (Writing Formal Emails)

Professionelle E-Mails folgen bestimmten Konventionen. Lerne die Struktur und Sprache von Geschäfts-E-Mails!

E-Mail-Struktur

Eine professionelle E-Mail hat diese Teile:

1. Subject line (Betreffzeile) - Klar und spezifisch
2. Greeting (Anrede) - Angemessen für die Beziehung
3. Opening (Einleitung) - Zweck der E-Mail
4. Body (Hauptteil) - Hauptinhalt
5. Closing (Schluss) - Nächste Schritte oder Handlungsaufforderung
6. Sign-off (Grußformel) - Professioneller Abschluss

Betreffzeilen (Subject Lines)

Die Betreffzeile sollte klar und informativ sein:

Anreden (Greetings)

Formelle Anreden (Person wenig bekannt)

• Dear Mr. Smith,
• Dear Ms. Johnson,
• Dear Dr. Williams,

Halbformell (Person bekannt)

• Dear Sarah,
• Hello Michael,
• Good morning/afternoon,

Unbekannter Empfänger

• Dear Sir or Madam,
• To whom it may concern,
• Dear Hiring Manager,

Einleitungssätze (Opening Lines)

Formuliere deinen Zweck klar:

Sich vorstellen

• I am writing to inquire about… (Ich schreibe, um mich zu erkundigen über…)
• My name is [Name], and I am the [Position] at [Company].
• I am contacting you regarding… (Ich kontaktiere Sie bezüglich…)

Bezug auf früheren Kontakt

• Thank you for your email of [date]. (Vielen Dank für Ihre E-Mail vom…)
• Further to our conversation yesterday… (Im Anschluss an unser gestriges Gespräch…)
• As discussed in our meeting… (Wie in unserem Meeting besprochen…)

Anfragen stellen

• I would like to request… (Ich möchte anfragen…)
• I am writing to ask if you could… (Ich schreibe, um zu fragen, ob Sie…)
• Would it be possible to…? (Wäre es möglich zu…?)

Hauptteil (Body Paragraphs)

Halte Absätze kurz und fokussiert:

• Eine Hauptidee pro Absatz
• Aufzählungspunkte für Listen verwenden
• Präzise und klar sein
• Übermäßig komplexe Sätze vermeiden

Nützliche Phrasen

Informationen geben:

• Please find attached… (Anbei finden Sie…)
• I am pleased to inform you that… (Ich freue mich, Ihnen mitzuteilen, dass…)
• I would like to bring to your attention… (Ich möchte Sie aufmerksam machen auf…)

Handlung erbitten:

• Could you please…? (Könnten Sie bitte…?)
• I would appreciate it if you could… (Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie…)
• Would you mind…? (Würde es Ihnen etwas ausmachen…?)

Gründe erklären:

• Due to unforeseen circumstances… (Aufgrund unvorhergesehener Umstände…)
• As a result of… (Als Ergebnis von…)
• In order to… (Um zu…)

Schlusssätze (Closing Lines)

Vor der Grußformel

• Please do not hesitate to contact me if you have any questions.
• I look forward to hearing from you. (Ich freue mich, von Ihnen zu hören.)
• Thank you for your time and consideration.
• Please let me know if you need any further information.

Um Antwort bitten

• I would appreciate a response by [date].
• Could you please confirm by the end of the week?
• I look forward to your reply.

Grußformeln (Sign-offs)

Formell

• Yours sincerely, (wenn man den Namen kennt)
• Yours faithfully, (wenn man den Namen nicht kennt - britisch)
• Sincerely, (amerikanisch)

Halbformell

• Best regards,
• Kind regards,
• With best wishes,

Üblich im Geschäftsleben

• Best,
• Thanks,
• Regards,

Beispiel-E-Mail

Subject: Meeting Request: Q3 Budget Review

Dear Ms. Johnson,

I hope this email finds you well.

I am writing to request a meeting to discuss the Q3 budget
review. As we approach the end of the quarter, I believe it
would be beneficial to review our current spending and plan
for Q4.

Would you be available for a one-hour meeting next week?
I am flexible with timing and can adjust to your schedule.

Please find attached the preliminary budget report for your
review prior to our meeting.

I look forward to hearing from you.

Best regards,
Thomas Miller
Finance Manager

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